VoIP: como gravar ligações empresariais de forma simples e segura
Gravar ligações telefônicas com a tecnologia VoIP é mais fácil e barato do que parece, além de oferecer uma série de benefícios para as empresas. No entanto, é importante prestar atenção nos princípios éticos ao adotar o serviço.
A tecnologia VoIP, também conhecida como telefonia IP ou telefonia digital, permite a realização de ligações telefônicas pela internet com baixo custo, em relação as chamadas de telefonia tradicional.
Outros benefícios são a maior flexibilidade de trabalho, a facilidade de implementação da tecnologia e a possibilidade de gravar as ligações. Entre as várias vantagens das chamadas VoIP, vamos tratar sobre o recurso que permite a gravação e armazenamento de chamadas. Normalmente, ao contratar um plano VoIP a gravação de chamadas é um serviço sem custo adicional, de fácil gerenciamento e que oferece algumas vantagens estratégicas.
Mas vale prestar atenção em boas práticas para que o serviço não cause transtornos inesperados para sua empresa. Por isso, nesse artigo vamos explicar como implementar a gravação de chamadas VoIP e todos os pontos importantes para se atentar antes de começar a utilizar o serviço na sua empresa.
Por que gravar chamadas nas empresas?
Gravar chamadas VoIP, dependendo do segmente da sua empresa, pode trazer inúmeros benefícios para segurança, além de auxiliar no armazenamento de dados e outras vantagens estratégicas.
Ao adotar a medida de gravar chamadas, se torna mais fácil proteger o negócio contra ações jurídicas sem fundamento que podem ser acionadas pelos clientes. Além disso, assim como a empresa fica resguardada, a gravação de chamadas passa maior confiabilidade para o público, já que permite a ele solicitar essas conversas caso tenha se sentido lesado de alguma forma. Isso porque essas ligações podem ser utilizadas, inclusive, como evidência em casos judiciais.
Com esses dados armazenados, além da segurança da empresa e dos clientes ficar garantida, é possível realizar análises das principais dúvidas e entender melhor problemas comuns, perguntas recorrentes e as principais dores dos seus consumidores, para soluciona-las de forma eficiente.
Do ponto de vista estratégico, com a gravação de chamadas VoIP é possível analisar o desempenho dos funcionários e o nível de satisfação dos clientes. A avaliação dos atendimentos é fundamental para que a empresa entenda as melhores práticas e treine seus funcionários de forma eficiente. Essa solução, se bem aplicada, pode impactar diretamente nos resultados da empresa, porque oferecer um bom serviço, em alguns casos, ajuda a aumentar a fidelização dos consumidores finais e, consequentemente, sua receita.
É importante ficar atento as normas para realizar gravação de chamadas VoIP
Apesar dos benefícios de gravar as chamadas VoIP, vale frisar que, para realizar esse tipo de serviço, é necessário manter a ética e seguir o regulamento da legislação brasileira. Então, para optar por gravar as chamadas VoIP é fundamental que a empresa conheça a fundo suas responsabilidades e direitos.
Um ponto primordial para o serviço é que os clientes sejam avisados sobre a possibilidade de gravação da chamada. Se prezar por maior transparência, pode ser interessante explicar ao cliente o motivo dessa gravação. Essa é uma prática comum, e a maioria dos clientes estão acostumados a ouvir um informe de que a ligação pode ser gravada para segurança ou treinamento da equipe.
Se a sua empresa possui um call center ou SAC, Serviço de Atendimento ao Cliente, é importante ficar atento ao decreto 6.523/2008, regulado pelo Poder Público Federal com normas gerais para o serviço prestado. Entre algumas determinações, o decreto exige da empresa, com esse tipo de atendimento, mantenha o armazenamento das gravações feitas para o SAC por 90 dias para que o cliente possa ter acesso ao conteúdo da chamada, via número de protocolo, caso necessário. Isso se justifica para evitar abusos e ilegalidade nos serviços, e como falamos anteriormente, acaba aumentando a segurança para a empresa e seus consumidores.
No entanto, o gerenciamento dessas gravações vai muito além disso e deve ser feito com muita cautela e profissionalismo. É fundamental ter em mente que seus funcionários e clientes têm direito a privacidade em relação a seus dados, especialmente dados sensíveis, e problemas ao gerenciar essas ligações pode trazer consequências legais graves para a empresa.
Como gravar ligações telefônicas na empresa
Agora que você já conhece todos os pontos importantes sobre a gravação de chamadas VoIP, saiba que é muito mais simples do que parece implementar o serviço na sua empresa.
Ao contrário do que víamos na tecnologia analógica, gravar as chamadas VoIP não exige nenhum equipamento caro e de difícil acesso. Na maioria dos planos de telefonia IP, a tecnologia permite que as empresas tenham acesso ao recurso de gravação sem pagar nada a mais por isso e realizem todo o gerenciamento das chamadas por um sistema online.
O serviço de gravação de chamadas funciona através de um software ou ferramenta contratada pela empresa. Os dados das chamadas são gravados, salvos em um arquivo mp3 e armazenados online na mesma hora, permitindo acesso instantâneo as informações das chamadas.
Além disso, o recurso permite uma espécie de captura do contato a partir de um relatório para que a empresa consiga retornar a chamada, mesmo quando o cliente não for atendido.
Como podemos observar, o serviço de gravação de chamadas pode ser facilmente implementado quando a empresa possui um pacote de telefonia IP. Ao selecionar o plano VoIP para sua empresa, é importante pesquisar os recursos ou falar com um consultor para encontrar a solução tecnológica que se encaixe a sua necessidade e orçamento.
E os benefícios do VoIP para sua empresa não param por aí, a tecnologia permite a redução dos custos gerais com telefonia, aumento da produtividade da sua equipe, maior mobilidade para o trabalho remoto e muito mais. Por isso, garanta o melhor da tecnologia para sua empresa com o plano daLigou.me que atende as necessidades do seu negócio e cabe no seu bolso.
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