Como o VoIP pode ajudar sua empresa a automatizar processos?
Com certeza você já ouviu falar do VoIP né? Vamos entender como ele pode ser usado para automatizar as atividades da sua empresa.
Uma coisa é certa, independente do ramo, toda empresa sonha
em alcançar o seu mais completo potencial no desenvolvimento de suas tarefas. E
para que esse sonho possa se tornar realidade, apostar em tecnologias é o
grande diferencial pois junto dela vem uma palavrinha chamada “automação”, que
é nada mais, nada menos, que uma forma de tornar as suas atividades mais
rápidas e eficazes, sem esquecer da qualidade.
E quando esse assunto envolve empresas que possuem
telecomunicação, não podemos deixar de falar de uma tecnologia que pode ser uma
grande aliada, que é a tecnologia VoIP.
Se a sua empresa precisa de ajuda com organização e
gerenciamento de atividades, não deixe de acompanhar esse texto. Esse serviço
serve muito bem todos os tipos de empresa, inclusive é comprovado a sua
eficácia em startup
que focaram no VoIP e na automatização de processos e cresceram muito e de forma eficiente.
Mas por que automatizar os processos é uma estratégia tão
importante para o seu empreendimento? No post de hoje você vai entender como o
VoIP pode automatizar alguns processos e melhorar a gestão da telefonia em sua
empresa.
Vantagens da automatização
É comum vermos que empresas que possuem um grande número de
atividades manuais acabam tendo uma redução na eficiência do serviço prestado,
o que consequentemente, acaba levando a um aumento do tempo e do risco da
qualidade na execução das tarefas.
E nos dias atuais, com um grande mercado competitivo, o tempo
é um bem precioso. Por isso que a automatização de atividades é tão importante,
e se tornou um processo fácil com a ajuda de tecnologias. Com poucas
ferramentas é possível:
• Melhorar a qualidade do atendimento tornando-o mais
personalizado para cada cliente.
• Reduzir os gastos com ligações muito longas e com pouco
aproveitamento de tempo e dos recursos humanos.
• Diminui a possibilidade de erros pois o atendimento se
torna mais treinado e estável.
• Os dados registrados ficam armazenados de forma organizada,
estando sempre disponível quando necessário acessá-los.
• Com atendimento personalizado, menos erros e fácil acesso a
dados, o tempo de atendimento diminui, logo a produtividade aumenta.
Existem muitas opções de tecnologias e recursos que podem ser
usados com a finalidade de automatizar processos, e hoje escolhemos falar de um
dos principais, o VoIP.
Conhecendo um pouco do VoIP
O que é VoIP?
O VoIP
é uma tecnologia que além de oferecer qualidade e praticidade, proporciona
também uma grande redução de gastos com as ligações. Isso porque a sua função é
permitir que as chamadas sejam realizadas ou recebidas usando uma conexão com a
internet, transformando a voz analógica em dados digitais. E ainda tem
integração com outros recursos de diferentes funções, como CRM, PABXIP, ERP e
outros.
Economia e qualidade
Essa economia vem exatamente do fato de usar a internet para
a comunicação, ao invés de ficar pagando tarifas absurdas para cada ligação
realizada. E essa comunicação pode ser entre funcionários em ramais diferentes,
empresa e cliente, mesmo que estejam em estados diferentes, o valor não muda.
Para entender melhor, acesso o nosso post sobre as tarifas
do VoIP.
Não ter uma oscilação dos custos com as ligações já é uma
grande vantagem, mas o VoIP não deixa a desejar, e torna isso ainda melhor
quando faz com que as chamadas sejam de alta qualidade, com menor probabilidade
de ficar picotando, com chiados ou mesmo de perder o contato com o cliente.
Clientes satisfeitos
Outro ponto muito positivo do VoIP é que permite uma maior
agilidade para atender os clientes e sanar as dúvidas ou problemas que podem surgir.
Esse é um ponto muito admirado pelos clientes, que quando bem atendidos, ficam
mais satisfeitos e aumentam as chances de voltarem a procurar o serviço ou
produto ofertador pela sua empresa.
Praticidade e
mobilidade
Além disso tudo, o VoIP também é conhecido por ter fácil
instalação, manutenção e ainda possibilitar um serviço com maior mobilidade, já
que pode ser usado em diversos aparelhos, inclusive os móveis como celular ou
notebook. Ou seja, você e seus funcionários não precisam ficar presos a uma
mesa ou escritório para realizar suas funções, e exatamente por isso foi um dos
recursos mais utilizados com a nova era do trabalho remoto durante e após a
pandemia de 2020.
Olhando assim, você já sente que precisa do VoIP na sua vida
né? Mas não para por ai. Essa incrível tecnologia ainda possui integrada ao seu
sistema diversas funcionalidades e recursos responsáveis por automatizar ainda
mais o atendimento. Veja a seguir.
Usando o VoIP para automatizar processos
1) Registro de ligações
O VoIP monitora
todas as ligações efetuadas e recebidas, assim é possível gerenciar
a qualidade do serviço que o seu call center está oferecendo e até usar algumas
chamadas salvas para realizar treinamentos entre a equipe da sua empresa para
tornar o atendimento mais eficiente, tudo de forma automatizada. Imagina fazer
tudo isso manualmente? Daria muito trabalho e gastaria muito tempo.
2) URA
A sigla URA
significa Unidade de Resposta Audível, resumidamente uma atendente eletrônica que
torna possível configurar seu tipo de atendimento de inúmeras maneiras, além de
não perder nenhuma ligação. Nada de linhas ocupadas ou telefones mudos, a URA controla
o fluxo de chamadas, organiza as filas
de ligações, assegurando que o primeiro contato com quem procura sua
agência seja estabelecido por meio de um menu interativo.
A URA ainda tira dúvidas, transfere ligações para um atendente
que saiba resolver a questão trazida pelo cliente, ou até mesmo realizar um atendimento do inicio ao
fim, sem que o cliente tenha contato com um operador.
3) URA Reversa
Essa ferramenta tem o mesmo significado e funciona mais ou
menos da mesma forma que a citada acima, porém parte dela ligar para entrar em
contato com o cliente. Muito usada para fazer o disparo de chamadas para vários
clientes e sobre qualquer assunto.
4) Acesso a dados durante a ligação
A integração com o CRM
é uma das funções mais importantes e que oferece um grande diferencial para a
empresa, pois permite que o atendente tenha acesso de forma rápida a diversas
informações em tempo real que geram conversão de leads, fidelização de
clientes, excelência em atendimento, planejamento estratégico de marketing e
vendas, melhoria de campanhas, produtos e serviços.
Automatizar processos de comunicação é uma estratégia muito
importante para o setor empresarial pois com pouco recurso você adquire uma
grande variedade de ferramentas e
sistemas que vão auxiliar na melhora so atendimento e ainda contribuir para
redução de custos.
E então, conseguiu imaginar a sua empresa com uma comunicação
realmente otimizada e sem ruídos? Conte com os planos de telefonia VOIP da Ligou.me
como a sua grande aliada e não perca mais nenhuma oportunidade.
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