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Como o VoIP pode ajudar sua empresa a automatizar processos?

Com certeza você já ouviu falar do VoIP né? Vamos entender como ele pode ser usado para automatizar as atividades da sua empresa.

Uma coisa é certa, independente do ramo, toda empresa sonha em alcançar o seu mais completo potencial no desenvolvimento de suas tarefas. E para que esse sonho possa se tornar realidade, apostar em tecnologias é o grande diferencial pois junto dela vem uma palavrinha chamada “automação”, que é nada mais, nada menos, que uma forma de tornar as suas atividades mais rápidas e eficazes, sem esquecer da qualidade.

E quando esse assunto envolve empresas que possuem telecomunicação, não podemos deixar de falar de uma tecnologia que pode ser uma grande aliada, que é a tecnologia VoIP.

Se a sua empresa precisa de ajuda com organização e gerenciamento de atividades, não deixe de acompanhar esse texto. Esse serviço serve muito bem todos os tipos de empresa, inclusive é comprovado a sua eficácia em startup que focaram no VoIP e na automatização de processos e cresceram muito  e de forma eficiente.

Mas por que automatizar os processos é uma estratégia tão importante para o seu empreendimento? No post de hoje você vai entender como o VoIP pode automatizar alguns processos e melhorar a gestão da telefonia em sua empresa.

 

Vantagens da automatização


É comum vermos que empresas que possuem um grande número de atividades manuais acabam tendo uma redução na eficiência do serviço prestado, o que consequentemente, acaba levando a um aumento do tempo e do risco da qualidade na execução das tarefas.

E nos dias atuais, com um grande mercado competitivo, o tempo é um bem precioso. Por isso que a automatização de atividades é tão importante, e se tornou um processo fácil com a ajuda de tecnologias. Com poucas ferramentas é possível:

• Melhorar a qualidade do atendimento tornando-o mais personalizado para cada cliente.

• Reduzir os gastos com ligações muito longas e com pouco aproveitamento de tempo e dos recursos humanos.

• Diminui a possibilidade de erros pois o atendimento se torna mais treinado e estável.

• Os dados registrados ficam armazenados de forma organizada, estando sempre disponível quando necessário acessá-los.

• Com atendimento personalizado, menos erros e fácil acesso a dados, o tempo de atendimento diminui, logo a produtividade aumenta.

 

Existem muitas opções de tecnologias e recursos que podem ser usados com a finalidade de automatizar processos, e hoje escolhemos falar de um dos principais, o VoIP.

 

Conhecendo um pouco do VoIP

O que é VoIP?

O VoIP é uma tecnologia que além de oferecer qualidade e praticidade, proporciona também uma grande redução de gastos com as ligações. Isso porque a sua função é permitir que as chamadas sejam realizadas ou recebidas usando uma conexão com a internet, transformando a voz analógica em dados digitais. E ainda tem integração com outros recursos de diferentes funções, como CRM, PABXIP, ERP e outros.

 

Economia e qualidade

Essa economia vem exatamente do fato de usar a internet para a comunicação, ao invés de ficar pagando tarifas absurdas para cada ligação realizada. E essa comunicação pode ser entre funcionários em ramais diferentes, empresa e cliente, mesmo que estejam em estados diferentes, o valor não muda. Para entender melhor, acesso o nosso post sobre as tarifas do VoIP.

Não ter uma oscilação dos custos com as ligações já é uma grande vantagem, mas o VoIP não deixa a desejar, e torna isso ainda melhor quando faz com que as chamadas sejam de alta qualidade, com menor probabilidade de ficar picotando, com chiados ou mesmo de perder o contato com o cliente.

 

Clientes satisfeitos

Outro ponto muito positivo do VoIP é que permite uma maior agilidade para atender os clientes e sanar as dúvidas ou problemas que podem surgir. Esse é um ponto muito admirado pelos clientes, que quando bem atendidos, ficam mais satisfeitos e aumentam as chances de voltarem a procurar o serviço ou produto ofertador pela sua empresa.

 

Praticidade e mobilidade

Além disso tudo, o VoIP também é conhecido por ter fácil instalação, manutenção e ainda possibilitar um serviço com maior mobilidade, já que pode ser usado em diversos aparelhos, inclusive os móveis como celular ou notebook. Ou seja, você e seus funcionários não precisam ficar presos a uma mesa ou escritório para realizar suas funções, e exatamente por isso foi um dos recursos mais utilizados com a nova era do trabalho remoto durante e após a pandemia de 2020.

 

Olhando assim, você já sente que precisa do VoIP na sua vida né? Mas não para por ai. Essa incrível tecnologia ainda possui integrada ao seu sistema diversas funcionalidades e recursos responsáveis por automatizar ainda mais o atendimento. Veja a seguir.

 

Usando o VoIP para automatizar processos


1)     Registro de ligações

O VoIP monitora todas as ligações efetuadas e recebidas, assim é possível gerenciar a qualidade do serviço que o seu call center está oferecendo e até usar algumas chamadas salvas para realizar treinamentos entre a equipe da sua empresa para tornar o atendimento mais eficiente, tudo de forma automatizada. Imagina fazer tudo isso manualmente? Daria muito trabalho e gastaria muito tempo.

 

2)     URA

A sigla URA significa Unidade de Resposta Audível, resumidamente uma atendente eletrônica que torna possível configurar seu tipo de atendimento de inúmeras maneiras, além de não perder nenhuma ligação. Nada de linhas ocupadas ou telefones mudos, a URA controla o fluxo de chamadas, organiza as filas de ligações, assegurando que o primeiro contato com quem procura sua agência seja estabelecido por meio de um menu interativo.

A URA ainda tira dúvidas, transfere ligações para um atendente que saiba resolver a questão trazida pelo cliente, ou  até mesmo realizar um atendimento do inicio ao fim, sem que o cliente tenha contato com um operador.

 

3)     URA Reversa

Essa ferramenta tem o mesmo significado e funciona mais ou menos da mesma forma que a citada acima, porém parte dela ligar para entrar em contato com o cliente. Muito usada para fazer o disparo de chamadas para vários clientes e sobre qualquer assunto.

 

4)     Acesso a dados durante a ligação

A integração com o CRM é uma das funções mais importantes e que oferece um grande diferencial para a empresa, pois permite que o atendente tenha acesso de forma rápida a diversas informações em tempo real que geram conversão de leads, fidelização de clientes, excelência em atendimento, planejamento estratégico de marketing e vendas, melhoria de campanhas, produtos e serviços.

 

Automatizar processos de comunicação é uma estratégia muito importante para o setor empresarial pois com pouco recurso você adquire uma grande variedade de  ferramentas e sistemas que vão auxiliar na melhora so atendimento e ainda contribuir para redução de custos.

E então, conseguiu imaginar a sua empresa com uma comunicação realmente otimizada e sem ruídos? Conte com os planos de telefonia VOIP da Ligou.me como a sua grande aliada e não perca mais nenhuma oportunidade.



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