O que preciso para utilizar uma URA na minha empresa?
Se você faz parte de uma empresa com uma central de atendimento, já deve ter escutado falar da URA. Mas você sabe o que ela é e como pode ser facilmente implementada para ajudar sua empresa?
Com o passar dos anos, as empresas de telefonia começaram a apostar na tecnologia como uma fonte de inovação e um grande aliado para o sucesso, pois se tratam de ferramentas e técnicas diferentes, que juntas formam um sistemas mais moderno e que melhora a criação de produtos e serviços.
Se você nunca tinha escutado o termo URA, ele significa Unidade de Resposta Audível, e se trata de um dos recursos que a nova era da tecnologia trouxe para ajudar no sucesso das empresas de telemarketing, desde startups até empresas de grande porte com diferentes demandas. Ela é responsável por automatizar o atendimento de ligações telefônicas, reduzindo custos, promovendo agilidade, qualidade e profissionalismo nas centrais de atendimento e no relacionamento empresa-clientes.
Como a URA funciona?
A URA pode ser aplicada de duas formas:
• Usando sons criados pelo teclado do telefone.
• Por reconhecimento de voz.
Quando ela é colocada em prática, a idéia é disponibilizar um serviço de autoatendimento, que o cliente possa ligar a qualquer momento e conseguir todas as informações que deseja, sem que seja preciso falar diretamente com alguém da equipe, o que acaba sobrecarregando a fila de atendimento e deixando o público da sua empresa insatisfeito.
Como implementar uma URA na sua central de atendimento?
Antes de qualquer coisa, recomendamos que você tenha cuidado e escolha uma solução que atenda os objetivos e as demandas que o seu negócio possui, então é importante pesquisar quais são os recursos oferecidos em cada plataforma existente e ver qual se encaixa nas necessidades do seu negócio.
A URA, além de ser uma plataforma inovadora, também é super simples de ser implementada no seu call center. Se o que você procura para a sua empresa é uma URA com atendimento personalizado e eficiente, o primeiro passo para esse caminho é investir em um sistema de telefonia revolucionário, e o PABX IP Virtual é uma ótima opção.
O PABX é uma das maiores invenções no mundo da tecnologia pois ela é capaz de formar uma grande central que irá conectar todos os ramais da sua empresa, além de oferecer uma enorme variedade de recursos que vão ser essenciais para o seu negócio. Seja você uma startup ou uma empresa já grande e conhecida, todos estão em busca de economia, facilidade e otimização, e o PABX pode te ajudar nessa caminhada.
Vamos conhecer algumas das ferramentas mais importantes que o PABX oferece:
• URA com atendimento personalizado.
• Ligações realizadas entre os ramais da empresa são gratuitos, mesmo que o colaborador esteja em trabalho remotos.
• As chamadas podem ser gravadas por questões de segurança da empresa e dos clientes. Além disso, também pode ser usado para treinamento da equipe, assim como os relatórios fornecidos como indicadores de desempenho, que ajuda a empresa a identificar falhas, visando melhorar o atendimento.
• Monitorar as ligações em tempo real, estudando as condutas dos agentes da sua equipe ou para ajudar o atendente em situações que ele não saiba resolver.
• Áudio e videoconferência sem nenhum custo.
• Pode ser usado em diversos dispositivos, inclusive em Softphone, podendo trabalhar em qualquer lugar, horário e com alta qualidade de som.
• Retorno automático de ligações.
• Pode ser associado a ferramenta CRM afim de adotar uma estratégia de atendimento mais moderno e humano, foco total no cliente.
Se você se interessou e quer conhecer mais detalhadamente sobre o PABX e sua funções, acesse os conteúdos do nosso blog.
Porém, sabemos que ter todos esses recursos não basta se eles não forem bem aplicados, não é mesmo? Então resolvemos dar algumas dicas que podem te guiar para fazer um planejamento, melhorar o desempenho da URA e, consequentemente, a experiência do cliente.
Confira as dicas para uma URA mais eficaz
Seguindo essas estratégias, os dois lados ganham: será oferecido aos clientes um melhor atendimento, e a sua empresa vai ter uma estrutura de atendimento automático, eficiente e de baixo custo.
• Tenha cuidado com a linguagem utilizada, ela deve ser adequada e clara, de fácil entendimento, sem utilizar termos técnicos.
• É muito interessante dispor nas primeiras opções do menu automático aquelas questões que são mais frequentemente procuradas pelos clientes nas ligações. Essa estratégia torna o atendimento mais rápido, menos cansativo, melhorando a experiência do cliente.
• Não esqueça de dar a opção de “voltar ao menu”, isso ajuda muito em situações em que, por exemplo, a pessoa seleciona a opção X achando que essa oferece o serviço que ela precisa, mas ao continuar ouvindo a mensagem percebe que se enganou. Se não existir a opção de “voltar ao menu”, o cliente vai ser obrigado a desistir dessa chamada e ligar novamente, gastando mais do seu tempo.
• Realize revisões e alterações constantemente para atingir um melhor desempenho.
• Use o menu da URA para responder as perguntas mais frequentes sobre o seu serviço/produto, assim irá evitar uma demanda muito grande de ligações para o atendimento humano.
• Deixe claro quais os dados que o cliente precisa ter em mãos para conseguir resolver a sua questão, antes que a ligação seja transferida e o atendente tenha que ficar esperando.
• Peça aos seus clientes um feedback em relação a experiência que teve com o atendimento na URA.
Quando o uso da URA é bem planejado, certamente ela irá oferecer diversas vantagens para o seu negócio.
Quais são os benefícios que uma URA eficiente proporciona?
• Permite atender, transferir e desligar ligações, sem precisar da ação dos atendentes.
• Conhece voz e dígitos automaticamente
• Fornece protocolos das ligações para um melhor gerenciamento.
• Possibilita uma redução dos custos da empresa com as ligações e também com um número de participantes na equipe maior do que o necessário.
• Faz com que os clientes não precisem ficar por muito tempo na fila de espera até que algum colaborador possa atende-lo.
• Geralmente ocorre um aumento da satisfação dos consumidores com o atendimento.
• Melhora a produtividade da equipe de call center.
Esses são apenas alguns recursos que a URA oferece, não deixe de conferir o post completo e saber tudo sobre ela.
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Termos Relacionados: STARTUP PABX IP URA CRM CALL CENTER
