Trabalho na quarentena: dicas para fazer as reuniões via VoIP mais dinâmicas
Graças a tecnologia VoIP ficou mais fácil manter esse contato essencial para o home-office. Entenda como tirar o melhor dessa tecnologia!
Fazer reuniões e conferências por telefone pode se tornar uma ferramenta importante para as empresas em tempos de coronavírus. Graças a tecnologia VoIP ficou mais fácil manter esse contato essencial para o home-office. Entenda como tirar o melhor dessa tecnologia!
Antigamente as empresas de telefonia tradicional já oferecia a opção de serviços de conferência, mas os preços eram muito caros e afastaram empresas menores, além de todo o trabalho envolvido no preparo dessas reuniões. Simplesmente não era prático e viável.
Hoje em dia, com o amplo acesso à internet de alta velocidade, a tecnologia VoIP passou a atender essas expectativas e outras mais. Ela é usada em call-centers e nos sistemas internos de comunicação empresarial. Além disso, a amplitude do armazenamento da nuvem trouxe ainda mais vantagens para quem deseja ampliar as ações da empresa com um sistema de PABX IP.
Com a quarentena provocada pelo surto mundial de coronavírus, no entanto, as conferências via VoIP prometem tornar-se uma medida a longo prazo para garantir não apenas reuniões mas até mesmo a colaboração entre diversos setores da empresa.
Conferências via VoIP
A tecnologia VoIP (Voice Over IP), utiliza a Internet para completar chamadas telefônicas por um valor muito menor do que da telefonia tradicional.
Na pandemia de coronavírus, essa solução está ajudando muitas empresas que transferiram seus call centers, pontos de atendimento e centros de marketing para o regime de trabalho em home-office. Elas simplesmente estão mais preparadas para prosseguir com o trabalho e garantir um bom relacionamento com os clientes.
Sabemos que esses efeitos podem ser alcançados pois a telefonia na nuvem permite uma flexibilidade impressionante. No Ligou.me, por exemplo, oferecemos ligações gratuitas entre os ramais da empresa, mesmo que os ramais sejam entre filiais distantes ou ainda ligados à um telefone pessoal
Essa vantagem transforma a empresa em uma entidade que supera as limitações físicas da sede e do escritório. Existe uma plataforma de suporte acessível de qualquer lugar, armazenada na nuvem.
Na hora de organizar uma ação ou projeto, é possível transformar uma ligação normal em uma conferência em poucos passos. Esse movimento já é muito utilizado por empresas que possuem atuação em diversos países, por exemplo.
Imagine os custos diários em telefonia de uma empresa cuja sede está no japão com filiais nos EUA e no Brasil? Com o VoIP isso fica muito mais barato e operacional!
Fazer uma conferência com diversas pessoas por meio do VoIP é um processo dinâmico e flexível e que usa a tecnologia disponível em todo o seu potencial.
A teleconferência pode ser usada como uma ferramenta para a colaboração
Quando pensamos em reuniões empresariais, logo vem à mente a ideia de um grupo de pessoas discutindo projetos ou fazendo brainstorming para dar luz à uma nova solução. Essa é uma situação verdadeira e cotidiana nas maiores empresas.
Há tempos esse tipo de reunião é feita também no ambiente virtual, diminuindo gastos com despesas e permitindo a relação entre entes distantes.
No entanto, com a pandemia de Coronavírus avançando a passos largos, essa ferramenta pode ajudar não apenas nas reuniões de gestão, mas também para dinamizar o trabalho em equipe feito a distância.
Uma equipe precisa, necessariamente, de boa comunicação para agir. As ações podem ser coordenadas por meio da voz enquanto documentos são enviados e ações tomadas.
Os encontros também podem ser utilizados para atualizar a situação do projetos para todos os membros, para comunicar ações importantes da empresa e também para treinar funcionários contratados para trabalhar em freelancing nesse momento crucial.
De fato, até mesmo contratações podem ser feitas por teleconferência nos dias de hoje. Inclusive, a tendência do trabalho home-office estava em ascensão até mesmo antes do momento crítico em que vivemos. Afinal, nem sempre a melhor opção de contratação para um cargo está na mesma cidade, estado ou país.
Por meio da agilidade das ligações via IP, qualquer pessoa do mundo pode colaborar com outra em tempo real..
Para retirar todos os benefícios desse tipo de relacionamento digital, no entanto, algumas estratégias podem ser aplicadas. Confira abaixo.
Dinamizando as conferências via VoIP para um melhor resultado
A seguir, você confere algumas dicas para tirar o melhor do trabalho remoto via VoIP;
Confira se todo mundo se conhece e se estão ouvindo: é importante evitar bagunça ou a necessidade de ficar repetindo partes importantes da conversa. Antes de iniciar a reunião, cada membro pode apresentar-se rapidamente. Esse procedimento também é útil para testar a qualidade da ligação e verificar se todos estão ouvindo. Os membros devem evitar o modo “viva voz” da ligação.
Gravando as comunicações: ao invés de levar papel e caneta para uma reunião, experimente gravar o encontro e poderá acessar todo o conteúdo depois! Soluções VoIP para empresas, como a do Ligou.me, permite a gravação de ligações mesmo por meio de ramais acessados de casa. Além disso, um(a) funcionário(a) ausente da reunião poderá acessar o conteúdo debatido posteriormente, por meio de uma gravação.
Tópicos organizados: o ambiente de casa pode ser distrativo para os funcionários. Para manter todo mundo concentrado na reunião. prepare um esquema bem formulado com todos os tópicos que precisam ser debatidos. Apesar da vontade de se conectar e “bater papo” nessa época delicada, é importante ater a discussão aos pontos essenciais e aconselhar que as questões sejam colocadas em um momento propício.
Apenas os membros essenciais: o gestor pode separar com antecedência os nomes dos membros da equipe que realmente estão na posição de opinar e contribuir. Reuniões posteriores podem ser agendadas para expandir o tema ou para informar para um número maior de pessoas as decisões previamente estabelecidas.
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