A melhor maneira de lidar com várias chamadas recebidas
O atendimento telefônico ainda é o mais procurado pelos clientes no momento de interagir com as empresas. Neste artigo abordaremos a importância do atendimento de várias chamadas e como minimizar o tempo de espera.
Seria bom se sua empresa recebesse apenas uma chamada de cada vez, mas é claro que nem sempre é esse o caso. Às vezes, você inevitavelmente receberá várias chamadas ao mesmo tempo, o que significa que precisará de provisões para gerenciar todas elas, para que ninguém desligue antes que você possa cuidar delas. O foco deste post é fornecer algumas maneiras de lidar profissionalmente com todas essas chamadas simultâneas.
Recepção automatizada
Especialmente quando você está trabalhando com uma equipe mínima de suporte por telefone, é importante ter um sistema automatizado configurado para atender chamadas simultâneas à medida que elas chegam.
A melhor maneira de fazer isso é usar um menu de chamadas, ou atendedor automático, que permite que os chamadores pressionem um número correspondente à informação de que precisam ou pressionem um determinado número para falar com uma pessoa ao vivo.
Isso obviamente filtra aqueles clientes que precisam apenas de algumas informações rápidas, como horário de funcionamento ou preços, por exemplo. Dessa forma, a equipe de suporte ao vivo fica livre para ajudar os chamadores que têm dúvidas ou problemas mais complexos com o seu serviço.
Mantendo-os na linha
Quando você não consegue atender um chamador imediatamente, você precisa ter certeza de que ele não desliga enquanto está esperando. É aí que entra a música em espera, além de mensagens tranquilizadoras para que eles saibam que você atenderá a chamada o mais rápido possível.
O uso de um sistema de PABX IP (telefonia digital) facilita isso porque você pode inserir sua própria música que tocará para eles enquanto aguardam. De qualquer forma, você não quer fazê-los esperar mais do que alguns minutos para que não se cansem enquanto esperam. Confira o artigo a seguir para saber mais sobre como atender clientes em espera: ligou.me/blog/musica-de-espera-e-a-psicologia-da-espera
Use uma recepcionista
Uma das maneiras mais populares que as pequenas empresas preferem gerenciar várias chamadas recebidas é ter uma ou duas pessoas ao vivo que servem como recepcionistas e atendem as chamadas assim que elas chegam.
A recepcionista pode cumprimentá-los e colocá-los imediatamente em espera, ou pode transferi-los para o departamento correto ou para a caixa postal de alguém.
Minimizar o tempo de espera
Você pode pensar que, se as chamadas forem gerenciadas adequadamente, elas ficarão retidas por um longo período de tempo, contanto que você as receba eventualmente. Não importa o quão bem você cuide dos chamadores em espera, no entanto, as pessoas são bastante impacientes e não estarão dispostas a esperar mais do que alguns minutos. Achou interessante este artigo e gostaria de saber como o PABX IP pode auxiliar no gerenciamento de chamadas simultâneas? Conheça nossos serviços e/ou converse com um atendente diretamente nowhatsapp.
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