URA telefônica: o que é, vantagens e como usar
A URA telefônica automatiza a parte inicial do atendimento da empresa e direciona seus clientes as melhores respostas possíveis. Saiba mais!
Que os consumidores estão mais informados e exigentes do que nunca, você já sabe. Porém, talvez você não conheça uma das formas mais efetivas de convencê-los a comprar em sua empresa, isto é, a URA telefônica.
De acordo com um estudo da Forrester, 41% das empresas que centralizam seus esforços na experiência do cliente apresentam um crescimento de receita de mais de 10%.
Para efeito de comparação, apenas 10% dos negócios centrados em suas próprias soluções conseguem alcançar um aumento de ganhos parecido. Ou seja, há uma diferença relativamente grande entre ambos posicionamentos estratégicos.
Assim, priorizar as necessidades e preferências de potenciais clientes ou compradores ativos é imprescindível. Com isso, você aumenta significativamente suas chances de conquistar resultados e relevância expressivos.
Entre as melhores maneiras de fazê-lo, está a URA telefônica. A solução torna o atendimento da empresa mais simples, prático e eficiente para encantar seus leads ou clientes. Acompanhe!
O que é URA telefônica?
Basicamente, a URA telefônica (Unidade de Resposta Audível), também conhecida como IVR Talker, é um sistema usado por empresas para otimizar a interação com o público.
Ela é projetada para fornecer informações pré-gravadas no começo da ligação e direcionar potenciais clientes ou compradores ativos sem a necessidade de intervenção humana imediata.
Em outras palavras, a tecnologia é capaz de atender e conduzir as etapas iniciais de chamadas, pois reconhece números e comandos de voz. Com isso, resolve demandas rápidas e encaminha telefonemas a representantes precisamente.
Sabe aquela voz eletrônica que te dá várias opções quando você liga para alguma organização? Então, é um exemplo comum do funcionamento da URA telefônica no atendimento ao cliente.
Desde o início do contato, cada alternativa selecionada tem uma resposta pré-programada para recepcionar e guiar leads ou clientes do empreendimento da melhor forma possível.
Quais são os tipos de URA telefônica?
Sim, não existe somente um tipo de URA telefônica disponível no mercado. Na realidade, há vários modelos que podem facilitar e melhorar o processo de atendimento da empresa. Entre os principais, estão:
Receptiva
A URA telefônica receptiva é a mais popular entre os negócios. Trata-se do sistema que trabalha para lidar com chamadas iniciadas por seus próprios leads ou clientes.
Quando alguém liga, o URA atende, fornece informações e direciona consumidores para departamentos específicos quando necessário. Tudo isso sem a interferência imediata de alguém da equipe de colaboradores.
Ativa
Por sua vez, a URA ativa é o exato oposto da receptiva. Ou seja, o tipo do sistema entra em contato proativamente com potenciais clientes ou compradores ativos do empreendimento.
Após o consumidor atender a chamada, o URA reproduz uma mensagem personalizada. Na maioria das vezes, o modelo da tecnologia é usado para enviar lembretes de cobrança ou promoções imperdíveis, por exemplo.
Pesquisa
Além da receptiva e ativa, existe a URA de pesquisa entre as principais opções. Ela serve essencialmente para coletar dados ou feedbacks dos consumidores do negócio.
Neste caso, a URA telefônica faz uma série de perguntas que evidenciam a satisfação ou insatisfação dos compradores. Então, você pode avaliar o nível da experiência do cliente e promover melhorias na estratégia de comunicação.
Principais vantagens da URA telefônica
Dito isso, por que você deve usar a URA telefônica no atendimento? Quais são as vantagens do sistema para melhorar o call center da empresa e alavancar seus retornos? Descubra abaixo!
Atendimento 24/7
Usar a URA telefônica faz o atendimento da empresa continuar ativo mesmo fora do horário comercial. A qualquer momento, 24 horas por dia em toda a semana, leads ou clientes podem entrar em contato e serem respondidos.
Isso porque, o sistema automatiza a parte inicial da comunicação com consumidores. Ainda que seja final de semana ou feriado, a URA disponibiliza informações essenciais e opções para resolução de questões básicas.
Dessa forma, potenciais clientes ou compradores ativos nunca ficam sem retorno por parte do negócio. O encaminhamento para algum atendente humano, porém, permanece com o horário de funcionamento estabelecido.
Melhor organização de chamadas
Ter a URA no centro de atendimento também melhora a organização das chamadas. Primeiramente, porque perguntas pré-definidas e respostas automatizadas direcionam a comunicação eficientemente.
O sistema é capaz de conduzir leads ou clientes para o departamento mais apropriado. Assim, você atende as necessidades e preferências do consumidor com clareza e rapidez.
Além disso, você pode dar prioridade a determinados contatos por meio da tecnologia. Ou seja, solucionar casos mais urgentes em relação àqueles que podem ser resolvidos em outro momento.
Equipe mais produtiva
A produtividade dos colaboradores da empresa aumenta bastante quando a URA organiza e estrutura as ações de atendimento ao cliente. Uma vez que, o trabalho é bem otimizado com o uso do sistema.
O encaminhamento de chamadas é altamente preciso, por exemplo. Então, é pouco provável que a URA transfira um lead ou cliente do negócio para departamentos errados.
Assim também, tarefas mais simples e repetitivas são automatizadas. Com isso, a equipe de atendentes ganha tempo e energia para se dedicar às atividades mais estratégicas do empreendimento.
Menos custos operacionais
O atendimento eletrônico ainda reduz consideravelmente os custos operacionais da empresa. Sobretudo, porque você pode enxugar a quantidade de colaboradores da equipe comercial.
A URA fica responsável por lidar com demandas mais simples no lugar de atendentes humanos. Desse modo, você economiza com salários, encargos trabalhistas e tributários.
Isso significa que, o investimento inicial necessário para implementar a tecnologia no call center do empreendimento retorna para você gradativamente em médio e longo prazo.
Retenção de clientes
A experiência dos consumidores com o negócio é outra após você começar a usar a URA telefônica. Leads e clientes são atendidos com muito mais rapidez, objetividade e eficiência.
Eles não precisam esperar um longo período para ter uma informação ou resolver um problema simples, por exemplo. Em poucos minutos, o sistema já dá a melhor resposta possível.
Da mesma maneira, recebem um atendimento humano de alto nível de qualidade. Potenciais clientes ou compradores ativos da empresa são direcionados apenas a departamentos que realmente podem ajudá-los.
Consequentemente, você deixa os consumidores satisfeitos e tem mais chances de retê-los na base do empreendimento, isto é, fidelizá-los. O que aumenta ainda mais seus resultados e relevância.
Como usar uma URA telefônica?
Entretanto, a URA telefônica tem que ser usada corretamente para dar bons resultados às empresas. Caso contrário, o efeito do sistema pode ser reverso, isto é, tem chances de prejudicar a experiência do cliente.
Segundo uma pesquisa da Vonage, provedora americana de comunicações, 61% dos potenciais clientes ou compradores ativos de um negócio afirmaram que já ficaram insatisfeitos com atendentes eletrônicos.
No entanto, o problema não é a tecnologia em si. A URA é uma ferramenta de alto nível capaz de aumentar números de vendas, clientes satisfeitos e receitas de qualquer negócio.
A questão é que, para ser efetiva, a URA tem que considerar as necessidades e vontades dos consumidores. Assim como, as boas práticas de atendimento ao cliente.
Personalize a URA telefônica
Antes de mais nada, você deve personalizar a URA telefônica de acordo com a identidade da empresa e expectativas dos consumidores. É fundamental para criar uma conexão mais forte entre marca e cliente.
Em vez de robótica e distante, a atendente eletrônica tem que ser humana e próxima. Ela precisa expressar os valores do negócio. Assim como, dialogar com as dores e desejos de seus leads e compradores ativos.
Use linguagem simples e objetiva
Usar jargões técnicos demais ou usar frases longas e confusas na URA afasta o consumidor ao invés de aproximá-lo. Por isso, coloque uma linguagem simples e objetiva no sistema.
Se o lead ou cliente tiver dificuldades para entender alguns termos da mensagem eletrônica, a experiência de atendimento pode ser comprometida por completo e deixá-lo insatisfeito.
Ofereça um menu prático
O menu de opções da URA precisa ser o mais prático possível. Ele deve listar as principais demandas dos consumidores do empreendimento entre as primeiras opções.
Em função disso, potenciais clientes ou compradores ativos vão encontrar facilmente a resposta que procuram. Ou seja, vão economizar tempo e sair do atendimento satisfeitos.
Configure as melhores opções na URA
Ainda sobre o menu da URA telefônica, você deve configurar as melhores opções para evitar qualquer situação capaz de prejudicar a experiência do cliente no atendimento.
“Repetir alternativas mencionadas” ou “falar com um representante”, por exemplo, são opções indispensáveis para não frustrar os consumidores em nenhum momento da chamada.
Faça integração com um CRM
Por fim, é interessante você integrar a URA telefônica com um CRM. A junção de ambas tecnologias ajuda você a coletar dados, montar um histórico de cada contato e oferecer um atendimento mais personalizado.
Inclusive, a integração deixa a comunicação da equipe comercial da empresa mais assertiva. Rapidamente, o colaborador encontra a solução ideal para responder às necessidades e preferências de leads ou clientes.
URA telefônica Ligou.me: uma oportunidade única para profissionalizar seu call center
Em resumo, a URA telefônica faz toda a diferença no nível de qualidade, rapidez e eficiência do atendimento empresarial. Ela otimiza processos relacionados à interação com o público e coloca o negócio nos trilhos do sucesso.
De fato, canais digitais estão em alta. Contudo, a central de atendimento continua sendo um dos pontos de contato mais importantes para atrair, engajar, converter e fidelizar clientes.
Dessa maneira, é essencial investir em soluções que tornem o call center do empreendimento cada vez melhor, a exemplo da URA. O sistema simplifica vários processos da área por meio de vantagens, como, por exemplo:
- automação de demandas simples;
- atendimento integral;
- organização de chamadas.
Quando usada corretamente, a tecnologia direciona potenciais clientes e compradores ativos da empresa as melhores respostas possíveis. Então, garante uma experiência encantadora de atendimento.
Na Ligou.me, você encontra uma oportunidade única de profissionalizar o call center da sua empresa com a URA. Além dos benefícios próprios do sistema, oferecemos recursos que multiplicam suas possibilidades, incluindo:
- menus de atendimento multinível;
- mecanismos de desvio gratuitos (celulares e dispositivos Voip);
- encaminhamento de baixo custo para rede de telefonia convencional;
- ferramentas para coletar dados de chamadas recebidas;
- envio de informações relevantes por e-mail.
Conheça já nossos planos e impulsione seus resultados e relevância o quanto antes!
Termos Relacionados: URA ATIVA URA RECEPTIVA URA DE PESQUISA VANTAGENS DA URA COM USAR URA TELEFÔNICA CALL CENTER ATENDIMENTO AO CLIENTE AUTOATENDIMENTO AO CLIENTE EXPERIÊNCIA DO CLIENTE
