Tecnologia VoIP e CRM: por que e como integrar ambas soluções?
Integrar tecnologia VoIP e CRM facilita a personalização do atendimento a cada potencial cliente da empresa e expande seus resultados.
Está atrás de soluções capazes de melhorar a experiência de atendimento da empresa? Se sim, integrar tecnologia VoIP e CRM é uma ótima opção. Quando juntas, ambas ferramentas te ajudam a atendê-los da melhor forma possível.
Mais do que nunca, empreendimentos devem direcionar seus esforços para criar uma relação próxima com o público. Sobretudo, porque os consumidores estão bem mais informados e exigentes.
Eles pesquisam, comparam e escolhem conscientemente o que e onde vale a pena comprar. Ou seja, só adquirem produtos ou serviços de marcas em que realmente confiam.
Dessa forma, aumentar o nível de qualidade das interações com seus potenciais clientes é fundamental. É a única maneira de convencê-los sobre a proposta do negócio e não perdê-los para seus concorrentes.
E é aí que entra a importância da integração entre tecnologia VoIP e CRM. Você reúne o que há de melhor em cada solução para entregar um atendimento personalizado às necessidades e preferências dos leads. Entenda abaixo!
O que é tecnologia VoIP?
Em resumo, a tecnologia VoIP (Voice Over Internet Protocol ou Voz sobre Protocolo de Internet na tradução em português) é um sistema de telefonia que realiza ligações por meio da internet.
Em vez de usar tradicionais circuitos de telefonia analógica, o VoIP converte conversas de voz em pacotes de dados digitais. Então, as informações são transmitidas pela web.
Quem recebe uma chamada VoIP, não percebe nenhuma diferença. Até porque, tudo continua igual a um serviço tradicional de ligação. Para empresas, porém, há mudanças significativas.
Por exemplo, a diminuição de custos do negócio com atendimentos telefônicos é enorme. Uma vez que, o VoIP não depende de uma infraestrutura dedicada e nem tem despesas caras de operação ou manutenção.
Do mesmo modo, você reforça a segurança na comunicação com potenciais clientes quando usa o sistema. Ela pode ser criptografada. Com isso, a chance de alguém mal-intencionado interceptar as ligações é praticamente zero.
Contudo, poucas organizações exploram toda a capacidade da tecnologia VoIP em suas ações comerciais. Isso porque, integrá-la a um CRM multiplica suas vantagens.
Por que tecnologia VoIP e CRM devem trabalhar juntos?
Por mais que funcionem muito bem sozinhos, VoIP e CRM são ainda mais eficientes quando trabalham em conjunto. Cada tecnologia complementa uma a outra no atendimento ao cliente.
Sendo assim, a integração entre ambas as soluções oferece uma série de benefícios a diferentes processos comerciais do empreendimento. Logo abaixo, listamos os principais. Confira!
Ligações simplificadas
Primeiramente, integrar tecnologia VoIP e CRM simplifica significativamente o processo de comunicação da equipe de atendimento com potenciais clientes da empresa.
Não é preciso ir até algum telefone ou acessar determinado software para efetuar uma ligação, por exemplo. Em vez disso, colaboradores digitam o número ou selecionam o contato no próprio CRM.
Em outras palavras, não é mais necessário alternar entre as soluções. Com apenas um clique, você faz a chamada e inicia a conversa para responder dúvidas, solucionar problemas ou até mesmo fechar vendas com seus leads.
Isso faz toda a diferença. É muito mais prático e eficiente atender o público do negócio diretamente no CRM. O atendente poupa tempo e esforço valiosos ao longo da atividade.
Registro de dados
Além de simplificar o contato, juntar a tecnologia VoIP e CRM também automatiza o registro de informações relevantes da chamada com seus potenciais clientes.
Quando ambos estão integrados, qualquer interação por telefone é salva automaticamente no CRM. Em função disso, a equipe de colaboradores não precisa se preocupar em memorizar ou anotar algo importante durante a ligação.
A conversa inteira é gravada e disponibilizada no software. Para facilitar a visualização dos dados, o áudio ainda pode ser transformado em texto. Então, você consegue acessar todos os detalhes de algum contato em instantes.
Desse modo, o atendente tem a opção de analisar o histórico individual dos leads do negócio antes de efetuar a chamada. Assim, adaptam a comunicação às suas necessidades e preferências.
Atendimento personalizado
Falando em adaptar a comunicação, um dos grandes benefícios de integrar tecnologia VoIP e CRM é justamente oferecer um atendimento personalizado para o público.
Antes de começar a conversa, você já tem em mãos informações precisas sobre cada contato. Dores, desejos, vontades, hábitos de compra, chamadas anteriores, entre outros.
Em função disso, o colaborador contextualiza a abordagem e cria uma conexão maior com o lead. Ele demonstra mais propriedade e confiança na negociação e consegue fazê-lo avançar na jornada de compra até concretizar a venda.
Até porque, as interações são mais objetivas. Sem rodeios, o atendente entrega a resposta que o potencial cliente precisa. Com isso, tem mais chances de transformá-lo em um comprador ativo da empresa.
Informações em tempo real
Uma estratégia só pode ser efetiva se for mensurável. É necessário avaliá-la detalhadamente para entender o que está funcionando e o que não está. Então, promover melhorias capazes de aprimorá-la.
Nesse sentido, você deve acompanhar constantemente o panorama geral das atividades associadas com atendimento ao cliente do empreendimento. Para isso, a integração de VoIP e CRM é essencial.
Ela centraliza as informações sobre a área comercial do negócio em um único lugar. Você pode, por exemplo, ver em tempo real o status de chamadas ou disponibilidade dos atendentes.
Dessa maneira, você supervisiona facilmente o trabalho do setor. É possível gerenciar cargas ou tomar decisões instantâneas para ter um desempenho cada vez mais eficaz.
Assim também, você tem a possibilidade de usar dados coletados durante as chamadas para identificar tendências e padrões de comportamento que podem alavancar seus resultados.
Aumento na produtividade da equipe
À medida que você integra tecnologia VoiP e CRM, a produtividade da equipe de atendimento começa a crescer gradativamente. Especialmente, porque suas tarefas são otimizadas.
Eles não precisam alternar entre diferentes sistemas para iniciar uma ligação com determinado lead. Assim como, memorizar ou anotar algo atrelado a conversa com potenciais clientes da empresa.
Além disso, o colaborador não tem que transmitir manualmente informações sobre os contatos no CRM. Os dados de qualquer ligação são coletados e enviados para o software automaticamente.
Portanto, todos os atendentes podem se concentrar naquilo que realmente importa: entregar a melhor experiência possível para os consumidores. Uma vez que, economizam tempo e energia em atividades operacionais.
Redução de custos
Entre os benefícios de integrar VoIP e CRM, ainda está a redução de custos. As despesas para atender seus potenciais clientes e compradores ativos são bem menores quando as soluções atuam juntas.
Isso porque, você só investe em apenas um software para realizar ligações por telefone e armazenar todos os dados das interações com os consumidores. Ou seja, tudo acontece por meio do CRM.
Da mesma forma, o time comercial do negócio é muito mais produtivo, pois fica livre de tarefas repetitivas. Assim, o ciclo de vendas do empreendimento pode ser encurtado e gerar menos gastos.
Como integrar tecnologia VoIP e CRM?
Mas então, como integrar tecnologia VoIP e CRM? A resposta é: depende. Há diferentes modos de aproveitar as vantagens de unificar ambas soluções. O passo a passo mais comum é:
escolha plataformas compatíveis: quandos as tecnologias são compatíveis ou oferecem suporte à integração, o processo de conexão é bem mais simples;
acesse as API's do VoIP e CRM: a integração de VoIP e CRM acontece a partir das API’s. Elas possibilitam a comunicação e troca de dados entre as plataformas;
sincronize os dados: após integrar as soluções, determine quais dados serão sincronizados. Informações de contato, gravações de chamadas, transcrições de áudio, entre outros.
configure acessos e segurança: defina quais usuários vão ter acesso às informações dos atendimentos e estabeleça práticas recomendadas de segurança;
teste a integração: faça testes amplos de cada recurso disponível para garantir que a comunicação entre a tecnologia VoIP e CRM funcione adequadamente.
Entretanto, existe um caminho mais fácil: usar provedores de VoIP terceiros em um CRM. A opção dispensa preocupações maiores com a compatibilidade entre as plataformas ou API’s.
Mas não é só isso. A contratação de soluções de terceiros ainda é mais simples de instalar, oferece recursos adicionais e requer menor investimento inicial. Além de já cumprir padrões de segurança.
Dessa forma, você conta com todas as vantagens que a integração entre tecnologia VoIP e CRM proporciona de um jeito muito mais prático. Quase tudo fica sob a responsabilidade do serviço que você escolher.
Ligou.me: o que você precisa para integrar tecnologia VoIP e CRM
Por fim, tecnologia VoIP e CRM são ainda melhores quando trabalham em conjunto. As soluções se complementam para ajudar negócios a entregar uma experiência encantadora para seus potenciais clientes.
Várias tarefas do atendimento são otimizadas ou até mesmo automatizadas por meio da integração. Ligar para um lead, registrar dados e monitorar o desempenho da área, por exemplo.
Consequentemente, você reduz consideravelmente os custos e aumenta a produtividade da equipe. Assim como, personaliza a comunicação dos atendentes às necessidades e preferências dos consumidores.
Então, vale a pena investir na junção de VoIP e CRM. É uma das melhores opções para não só satisfazer o público durante a jornada de compra, mas também fidelizá-los na base de clientes do empreendimento.
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