ESPECIAL METODOLOGIA ÁGIL: Saiba como tornar a sua empresa mais produtiva!
KANBAN: Um método simples, eficiente e fácil de implantar! Tornar sua empresa mais produtiva é um desafio constante para diversos empreendedores. Conheça aqui o método ágil Kanban, que pode ajudar a sua organização nos desafios diários.
KANBAN: Um método simples, eficiente e fácil de implantar!
O que é o Kanban?
Kanban é um método ágil e visual usado para gestão de tarefas e controle de produção nas indústrias. É perfeito para a equipes que possuem alto volume de trabalho em ritmo acelerado, funcionando através de um sistema visual de colunas e cartões.
Como funciona o Kanban?
O Kanban é um sistema de simples funcionamento, por isso, as vezes, pode ser confundido com uma TO-DO List.
Essa metodologia ágil tem como foco o desenvolvimento e acompanhamento de tarefas de forma altamente visual e transparente, que esteja sempre disponível a todos.
Podemos separar o sistema em 3 partes principais:
O quadro
Essa parte abriga todas as informações do Kanban.
As colunas
As colunas são onde as tarefas serão colocadas, em geral, usa-se de 3 a 4 colunas, que podem ser adaptadas para a realidade de cada empresa. Os títulos mais usuais para cada coluna são:
- Tarefa geral / Idéia
- To-do (para fazer)
- Doing (fazendo)
- Done (feito)
Lembrando que esse formato é flexível e as colunas podem ter outros nomes.
Os cartões
Os cartões são colocados dentro das colunas, o ideal é que sejam coloridos e identifiquem a ordem de prioridade de cada tarefa bem como o responsável por executá-la.
Com os sistema Kanban não temos uma mera lista de tarefas, mas sim um sistema que mostra o progresso de cada atividade e permite ao time envolvido discutir e alinhar as estratégias em tempo real.
Como surgiu o método Kanban?
O método Kanban surgiu na década de 70, muito antes do Agile ou Metodologia Ágil e foi desenvolvido pela empresa japonesa Toyota. Quando o Agile nasceu o Kanban logo foi incorporado como uma das metodologias!
A princípio o Kanban foi desenvolvido junto com outras técnicas para compor o sistema Just in Time, que veio para modificar as linhas de produção que seguiam o modelo Americano na época.
Embora o modelo do Fordismo Americano fosse extremamente ágil e produtivo, os Japoneses entenderam que era necessário que o processo produtivo trabalhasse de acordo com a demanda para não gerar grandes estoques que corriam o perigo de ficar encalhados.
Dentro do sistema Just in Time a função do Kanban era ser o sistema interno de comunicação da empresa, dessa forma todos envolvidos estariam a par do processo produtivo: o que é urgente, o que pode esperar, o que não precisa mais ser feito e etc.
O objetivo principal é tornar o desenvolvimento da produção mais eficiente e responsável.
As variações do Kanban
Em geral dentro das empresas podem ser utilizados dois tipos de Kanban: de produção e de movimentação.
O Kanban de movimentação é o mais utilizado por indústrias, já o Kanban de produção, além de atender as indústrias também pode e deve ser aplicado no meio empresarial.
Kanban de Produção
Nesse sistema o objetivo principal é gerir tarefas de forma eficiente e eficaz.
Normalmente o Kanban de produção opera com 3 colunas semelhantes ao exemplo abaixo:
Para fazer | Fazendo | Feito
Essas colunas são preenchidas com cartões de cores diferentes que são colocados em ordem de prioridade. Ou seja, os primeiros cartões são as tarefas principais.
Cada cartão comporta apenas uma tarefa, o nome do responsável e o prazo. O próprio profissional responsável pela atividade em questão deverá fazer a movimentação dela dentro do quadro.
Kanban de Movimentação
O Kanban de movimentação é destinado ao estoque das indústrias. Otimizando o controle de entrada e saída do estoque para manter o equilíbrio da produção de acordo com a demanda de mercado.
O sistema é o mesmo, feito através de cartões e colunas, entretanto os cartões funcionam como uma espécie de ficha que define a necessidade de produção de cada item.
Conforme as quantidades vão se modificando em estoque os cartões vão circulando entre as colunas.
E-Kanban
O E-Kanban não tem nada de diferente a não ser o ambiente. Em vez de usar um quadro físico com cartões de papel, o sistema é replicado em aplicativos e softwares de celular ou computador.
Hoje em dia existem diversas aplicações, até mesmo gratuitas para utilizar esse método!
Quais são as vantagens de adotar o sistema Kanban?
Maior produtividade
Com o Kanban que usa o recurso de gestão à vista as prioridades ficam claras, o que torna a progressão do projeto mais rápida, além disso o tempo ocioso dos colaboradores diminui drasticamente.
Redução de custos
Ao direcionar as tarefas, entende-se o tempo e o número de funcionários que cada atividade exige, com a otimização de tempo e melhor gerenciamento é mais fácil controlar e direcionar os custos.
Equipe com maior autonomia
O sistema Kanban é um excelente estimulador de autonomia em sua equipe, pois simplesmente ao olhar o quadro, qualquer membro poderá entender o status das tarefas. Isso diminui a necessidade de um líder que guie o processo.
Mais entrosamento e colaboração dentro da sua empresa
O Kanban é uma ferramenta muito poderosa quando o assunto é colaboração, uma vez que todos podem visualizar as tarefas do time. Saber o que o outro está fazendo de forma efetiva aumenta a empatia entre os colegas.
Mantenha sempre em mente que, na medida do possível, as colunas “para fazer” e “fazendo” devem sempre estar menores do que a coluna “feito”. Além disso, a fim de manter a eficiência e o bom andamento do projeto, deve se observar se os prazos estão sendo cumpridos.
Se os prazos estiverem fora do que foi definido, cabe diagnóstico para checar onde está o gargalo no desenvolvimento produtivo.
Quer saber mais sobre metodologias ágeis? Fique ligado, na próxima semana a Ligou.me trará mais uma dica para tornar a sua empresa muito mais produtiva!
Termos Relacionados: METODOLOGIA ÁGIL KANBAN GESTÃO DE TAREFAS AGILE GESTÃO DE PROJETOS
