Coronavírus: boas práticas para um Home Office de sucesso
COVID-19: O momento pede decisões rápidas e complexas dos líderes de empresas, a fim de manter a integridade dos colaboradores e da comunidade e ainda manter o desenvolvimento dos negócios.
Muitas empresas estão tendo que se adaptar rapidamente a esse novo cenário sem precedentes que o coronavírus trouxe e poucas empresas trabalham com o home office em larga escala, a maioria utiliza-se desse recurso pontualmente, em casos específicos.
A Ligou.me leva a sério o compromisso de apoiar você e sua empresa nesse momento de crise!
Pensando nisso desenvolvemos esse artigo para que a sua equipe permaneça produtiva na segurança de sua casa, através do trabalho remoto e se previna do contágio do COVID-19.
Boas práticas home office: como gerenciar um time remoto?
Em muitos casos, a decisão de enviar os funcionários para o trabalho remoto trata-se de um desafio maior para o gestor do que para a própria equipe.
Muitos times trabalham juntos e engajados em projetos, onde o contato constante se faz necessário, em tempos de coronavírus não podemos nos dar a esse luxo, então qual a saída?
1 - Construção da estrutura
Cada empresa e tipo de trabalho tem uma particularidade. Antes de tudo, é importante entender as necessidades do negócio, da equipe e das tarefas a serem executadas em regime de trabalho remoto.
Podemos citar como exemplo o compartilhamento de documentos e arquivos, que em muitas empresas são compartilhados através da rede local.
A tecnologia é uma grande aliada nesse momento! Utilizando serviços de nuvem, que podem ser pagos ou gratuitos (dependendo do volume de arquivos da sua empresa) a experiência de compartilhamento de arquivos pode ser idêntica ou ainda melhor do que se toda a equipe estivesse no escritório local.
2 - Alinhamento de expectativas
Liderar pessoas é um desafio constante, liderar pessoas trabalhando de casa é um desafio ainda maior, pois não há o fator “acompanhamento” das atividades.
O gerenciamento de uma equipe remota exige uma competência muito clara: a comunicação.
Antes de iniciar o trabalho com a sua equipe, converse com todos sobre o que é esperado de cada um, quais são as metas do dia, pois todos os membros do time devem estar cientes do que é esperado deles.
Dessa forma, mesmo sem um acompanhamento constante, o trabalho será conduzido de forma adequada.
3 - Escolha ferramentas eficientes
Para que o trabalho flua entre membros de uma equipe que estão trabalhando em casa, é importante o uso de ferramentas eficientes para tornar a comunicação e o compartilhamento de atividades possível.
Você irá precisar de:
- Software de videoconferência
- Software de comunicação instantânea
- Nuvem para compartilhamento de arquivos
- Quadro de gestão de atividades
4 - Não ceda ao microgerenciamento
Quando estamos no escritório, em algum momento, é inevitável checar com alguns membros do time, o andamento das atividades.
Dentro do home office essa prática se torna praticamente impossível, ficar checando as atividades constantemente e entrando em contato com o time pode atrapalhar a produtividade de todos os envolvidos
O primeiro passo é confiar na equipe que você escolheu e dentro desse cenário você poderá trabalhar com métricas, sem ter que ficar controlando o trabalho de todos a todo momento.
Boas práticas home office: gestão de tempo
Se a sua equipe não tem o hábito de trabalhar remotamente, compartilhe que com eles as boas práticas para gerir melhor o tempo.
1 - Planeje o dia
Essa máxima não vale apenas para quem está trabalhando home office. Antes de iniciar o trabalho, investir de 20 a 30 minutos na organização das tarefas torna o dia muito mais produtivo.
É importante ter clareza nas tarefas a executar, suas prioridades e sequências.
Além disso, reserve um tempo para imprevistos: lembre-se, o telefone irá tocar, e-mails urgentes aparecerão e você terá que lidar com eles. Se na sua agenda você não reservou tempo para isso, pode ser que o planejamento que você fez pela manhã vá por água abaixo, o que o tornará improdutivo(a).
Para organizar o seu trabalho em casa você pode aderir ao uso da Matriz Eisenhower.
Ela é dividida em quatro quadrantes:
- Urgente e importante
- Importante e não urgente
- Nem importante e nem urgente
- Urgente e não importante
No caso das tarefas que não são importantes e nem urgentes, você pode eliminá-las ou realizá-las em brechas que surgirem na rotina.
2 - Mantenha o que você planejou no início do dia
No home office planejar o dia é o passo 1, mas as vezes torna-se um desafio manter esse planejamento, por isso mantenha em mente três coisas:
Não gaste mais tempo do que o necessário em ligações ou videoconferências
Antes de acessar um reunião online ou ligar para algum outro membro do seu time faça uma checklist dos pontos a serem discutidos e vá avançando objetivamente neles ao longo da reunião.
Aprenda dizer não
A sinergia entre colegas de trabalho e a cooperação são algo essencial!
Ainda assim, não podemos nos esquecer que temos tarefas para cumprir que estão dentro do nosso escopo e responsabilidade.
Se você está com algum projeto urgente para entregar, talvez seja o caso de não responder alguns e-mails de imediato e deixar o telefone tocar. Não se disponha a atender todas as solicitações de forma imediata.
Imponha prazos a si mesmo
Por mais que você esteja em uma função que goste muito, em alguns momentos irá executar alguma tarefa que seja enfadonha.
Esse tipo de tarefa, principalmente em home office, tem a tendência a se arrastar e levar mais tempo do que deveria.
Nesse casos, coloque um prazo para finalizar a tarefa, de preferência leve a conhecimento de todos, isso fará com que você crie o compromisso de entregar, e essa “pressão” fará com que você termine mais rápido.
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