Conheça todas as funcionalidades do VOIP
Conforme as tecnologias evoluem, muitos no mundo dos negócios se perguntam o que devem fazer e como devem aderir à nova era da comunicação digital. Com relação a telefonia digital, por exemplo, muitas empresas já abandonaram completamente os tradicionais sistemas de telefonia on landing e optam pelo VoIP, a “voz sobre protocolo de internet”, na tradução livre da sigla.
VOiP uma das tecnologias pioneiras do que chamamos de transformação digital: ela transforma os dados da voz registrados pelos aparelhos em dados binários, que por sua vez podem ser transmitidos pela banda larga da internet.
As empresas optam cada vez mais pelo VoIP por seu custo-benefício e eficiência, além da integração das comunicações que ela permite. Ou seja, ela custa menos que os tradicionais sistemas de linhas telefônicas, e oferecem mais.
O VoIP é considerado sinônimo de modernidade no mundo dos negócios e pode alavancar a eficiência da sua equipe de comunicação, bem como melhorar de maneira inestimável o atendimento ao cliente.
Mas quais são suas funcionalidades exatas? Como ela proporciona essa economia e eficiência toda? E quais são as melhores maneiras de usá-la?
Abaixo, veja quatro funcionalidades que tornam o VoIP a tecnologia mais confiável para se apostar suas fichas e três dicas de como usar essas funcionalidades em suas estratégias de marketing.
Funcionalidades
Ligações mais baratas e gratuitas, nacionais e internacionais
A primeira e mais óbvia funcionalidade do VoIP é a economia gerada em relação à ligações em linhas tradicionais. Ao contrário destas, o VoIP permite a realização de ligações gratuitas em território nacional ou ligações internacionais com preços baixíssimos. Isto porque essa tecnologia depende apenas de uma boa e constante conexão de internet para transmitir os dados de voz registrados em forma de dados binários.
Todas as funcionalidades dos tradicionais sistemas PBX estão inclusas nos sistemas VoIP. O VoIP permite desde ligações pela internet até o voicemail, chamadas e fila de espera, conference calls, identificação de chamadas e muito mais.
Além do mais, os sistemas VoIP são de fácil instalação e se integram bem com computadores locais, desde que tenham os requisitos mínimos - geralmente, um conector input/output de voz e áudio.
Há também a possibilidade de instalação de um sistema próprio e separado de VoIPonsite, conectado ao servidor PBX (desde que esse tenha as conexões necessárias). Ou ainda optar por sistema telefônico baseado em nuvem,cloud-based,onde toda a gestão é feita por um servidor na nuvem.
Possibilidade de resolução de problemas e trabalho remotos
Uma das grandes vantagens oferecidas pelo VoIP está no fato de ter todo o sistema de telefonia baseado na conexão de internet.
Isto significa que desde a solução de problemas com alguma chamada ou ligações simples podem ser resolvidas remotamente, à distância, sem a necessidade de deslocamento físico. Você não precisa estar no mesmo ambiente do servidor para acessá-lo, basta ter uma boa e segura conexão com a internet, de qualquer aparelho que preferir, em qualquer local do mundo.
Pode-se até mesmo instalar aplicativos relacionados em celulares smartphones, tornando móvel toda a rede de telefonia de sua empresa.
Essas funcionalidades não se resumem às ligações feitas. Video-conferências também são suportadas na maioria dos sistemas.
E mais uma outra funcionalidade importante: sempre que tiver um problema, o técnico em manutenção de sua rede pode resolvê-lo remotamente, sem ter de estar presente no servidor físico!
Integração com plataformas CRM
Como são baseadas na conexão com a internet, o sistema VoIP se integra de maneira mais adequada com outras funcionalidades das plataformas CRM. Mesmo ligações feitas de telefones fixos tradicionais são convertidas em dados digitais, que serão integrados pelo software em seus computadores.
Por exemplo, isto permite que os dados cadastrais de um determinado cliente ou parceiro seja vinculado ao seu número de telefone. Assim que ele ou ela ligam, todos os dados aparecem prontamente no sistema em seu computador.
Isto agiliza a oferta de produtos e serviços, bem como o retorno de sugestões dos clientes e resoluções de problemas pós-compras ou serviço prestado.
Também permite que personalize o atendimento de sua equipe de maneira mais ágil. Ao ter acesso rápido aos dados de seus clientes cadastrados, o seu atendente já tem de antemão os dados que permitem adequar o atendimento ao que aquele interlocutor precisa, sem necessariamente ter que perguntar tudo a ele - o que ainda por cima evita stress e chateação ao cliente que teria de responder todas as perguntas ou preencher dados desnecessários toda vez que fala com um novo atendente ou muda de setor na sua empresa.
Escalabilidade
Imagine que você e sua equipe planejaram a instalação de um sistema VoIP tendo em conta um certo número de clientes, atendentes e de possíveis chamadas em um determinado dia.
Só que seus negócios se expandiram e sua rede atual não dá mais conta da demanda.
Com o VoIP, sem problemas! Ao contrário dos sistemas PBX, que eventualmente precisaria de um remanejo do planejamento inteiro e novas instalações físicas, o VoIP permite uma expansão da rede rápida, de baixo-custo e simples. Basta conectar um novo aparelho com a funcionalidade VoIP à sua rede, configurar o sistema e pronto!
O sistema VoIP permite a adição e a remoção de qualquer número de telefones e extensões. A partir disso, você pode planejar o tamanho de sua rede de acordo com a expansão dos seus negócios, sem custos adicionais, além daqueles de hardware, é claro.
Dicas estratégicas para a instalação do VoIP
Planejamento
Instalar um sistema VoIP apenas por instalar pode não ser uma boa maneira de se adequar as transformações digitais. Você pode estar complicando as coisas desnecessariamente, caso não saiba bem quais os propósitos possíveis e quais você pode alcançar com o VoIP.
Alguns dos bons motivos para se instalar um sistema VoIP: melhorar ou até criar a integração dos seus canais multimídia, através de uma plataforma CRM e registrar os dados cadastrais de seus clientes de maneira mais eficiente; integrar escritórios e outros locais de trabalho de sua empresa, aumentando o nível de colaboração entre eles; construir um call center; esses são apenas alguns exemplos concretos.
O que interessa aqui é estar ciente de qual é seu objetivo a esse respeito, para que possa planejar apropriadamente qual a melhor maneira de fazê-lo e, principalmente, como realocar a sua equipe na implementação do VoIP.
É importante decidir de antemão quem estará a cargo de cada estágio de implementação do VoIP: da análise e design da rede, o processo de aquisição do sistema, sua implementação e quem ficará responsável pela gestão operacional do sistema. Isto envolve desde técnicos de TI, equipe de marketing, equipe de vendas, de atendimento ao cliente, etc.
Deve-se tomar cuidado nesta fase, e alocar cada especialidade de acordo com seus recursos. É preciso também cuidado com quem deixará responsável como representante de sua empresa durante o processo de aquisição e implementação do sistema VoIP. É preciso alguém que esteja comprometido com os mesmos interesses de seus negócios, caso contrário, será grande a chance de encontrar apenas alguém interessado em lhe vender o sistema e partir para a próxima empresa (cobrando um extra para cada serviço que for necessário posteriormente).
O perfil ideal desta pessoa é de alguém que entenda o necessário da tecnologia do sistema VoIP para tomar decisões rápidas e adequadas aos interesses dos seus negócios - decisões que afetarão o sistema como um todo. O ideal é que seja alguém dedicado exclusivamente a esta função, para evitar confusões e problemas na comunicação.
Segurança
Muita gente ainda desconfia das tecnologias digitais, no que diz respeito à segurança dos dados transmitidos e armazenados. Ainda mais em países que sofrem mais com ciberataques, como o Brasil, esta é não apenas uma preocupação válida, como necessária!
No que diz respeito ao sistema VoIP, a segurança é de total responsabilidade do usuário. Isto significa que o sistema em si (assim como o de telefonia fixa) não vem com proteções internas: quem deve adotar os protocolos de segurança é, novamente, o usuário.
Isto não torna o VoIP menos seguro que a telefonia tradicional; mas significa que alguns cuidados especiais devem ser tomados.
Desde proteções defirewallem sua rede até cursos de educação de segurança digital para sua equipe, tudo é válido nesse sentido. Sua rede estará sujeita à ataques dephisingemalware.É recomendável investir em criptografia e opções de VPN para evitar este tipo de situação.
Outro aspecto que é preciso prestar muita atenção é no quesito de segurança e regulamentação de registro de dados privados. É preciso ter amplo conhecimento das regulações em torno do armazenamento e compartilhamento de dados restritos no seu ramo de negócios.
Planeje-se para as dificuldades previstas
É preciso entender que a implementação de um sistema VoIP é um processo, que, a depender das instalações e sistemas prévios de telefonia da sua empresa, pode levar mais ou menos tempo.
Como todo processo, é preciso que ele seja feito com cuidado e planejamento, a partir de um cronograma realista. Não é um processo imediato e, muitas vezes, pode levar um bom tempo!
Nesse cálculo de tempo é preciso levar em consideração o tempo de planejamento, aquisição, implementação, treino da equipe e de transição entre os sistemas tradicionais e o VoIP.
Isso tudo deve ser levado em consideração em comparação com o fluxo de vendas e serviços que sua empresa oferece. O tempo de implementação deve ser equiparado com esse fluxo, de forma que, sem acelerar o processo, você e sua equipe também não percam muito tempo apenas na troca de sistemas.
Por exemplo, pode ser uma má ideia planejar a troca de sistemas exatamente para a época do ano em que sua empresa realiza mais vendas. Isto porque sua empresa estará se adaptando ao novo sistema e desafios e dificuldade surgirão, afetando assim a oferta de produtos e serviços.
Outro ponto importante: assim como sua empresa deve se adaptar ao sistema VoIP implementado, sua equipe também deve adequar as funcionalidades da telefonia digital para o que sua empresa mais precisa - focando as fases de implementação nas áreas que são mais funcionais para seus negócios. Pode ser que o seu setor de marketing ou de vendas necessite mais das funcionalidades VoIP que outros setores; nesse caso, é uma boa ideia priorizar o treinamento das pessoas desses setores do que em outros, e assim por diante.
Assim, setores que não dependem tanto das funcionalidades oferecidas pelo VoIP façam ainda bom uso dos antigos sistemas de telefonia, usando-os de maneira integrada no novo sistema implementado.
Ou ainda, você pode dar preferência para a instalação do novo sistema em áreas de atendimento ao público; o interessante aqui é analisar corretamente quais são as necessidades de sua equipe e de seus clientes e ver qual é o setor e qual o pessoal que precisa ser treinado para utilizar o VoIP.
Sua empresa terá de investir em alternativas nesse período. Principalmente por ser um serviço baseado na conexão com a internet, é necessário fazer backups e ter meios de comunicação disponíveis caso a sua rede caia. Pode ser uma boa ideia manter uma parte do sistema com a velha tecnologia em linha, como apoio em possíveis momentos de dificuldade com a nova tecnologia.
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