Como usar a Telefonia em nuvem para melhor gestão de atividades e da equipe
A telefonia em nuvem oferece recursos para melhor gestão do tempo e auxilia no planejamento e estratégias de acordo com o funcionamento específico de cada negócio. Este artigo apresentará como a telefonia em nuvem otimiza a gestão de atividades, acelera os processos e melhora a comunicação e produção da equipe.
A telefonia digital possui diversos recursos para melhor gestão do tempo, auxilia no planejamento e estratégias e oferece muitas possibilidades de acordo com o funcionamento específico das empresas. A seguir apresentaremos as ferramentas da telefonia em nuvem para melhor gestão de atividades, aceleração dos processos internos e melhoraria da comunicação e produção da equipe.
A telefonia digital vem ganhando cada vez mais espaço no mundo dos negócios, tornando inevitável, para as empresas que almejam crescer no mercado, adotá-la em sua rotina. É perceptível e desejável aos consumidores que os prestadores de serviço estejam engajados às novas tecnologias, pois entendem que existem mais e melhores ferramentas em relação ao atendimento e comunicação. É muito importante avaliar como a empresa está sendo vista pelos concorrentes e pelos clientes, e a gestão interna, das atividades e da equipe, reflete diretamente em como é percebida pelo mercado.
A telefonia em nuvem é uma solução VoIP (voz sobre protocolo de internet), que além de contar com diversas funcionalidades para o público externo, como já expomos em diversos artigos, gera uma verdadeira mudança na cultura empresarial. O modo de pensar os processos e a interação entre a equipe ganha uma nova perspectiva, onde os espaços físicos não são mais limitantes, e as informações dos clientes e da empresa estão facilmente acessíveis.
A telefonia em nuvem é o serviço no qual os dados são transmitidos digitalmente e armazenados em uma rede segura de servidores hospedados na internet, não demandando aparelhos e espaços físicos para o funcionamento da empresa. Ao contratar este serviço, é possível se comunicar internamente entre ramais sem custo adicional, inclusive de outros estados, e integrar o sistema de telefonia às informações da empresa. Videoconferências e teleconferências são feitas instantaneamente, as ligações internas e externas são gravadas, também sem custo sobressalente, possibilitando uma avaliação mais detalhada e eficiente da interação entre a equipe e com os clientes.
Ferramentas da telefonia em nuvem para gestão de atividades
A telefonia em nuvem permite integração com diversos sistemas, inclusive o CRM (plataforma de gestão empresarial), plataforma expansível de acordo com o crescimento e objetivos da empresa, que reúne e gerencia dados dos clientes para informar a equipe de forma inteligente, sugere soluções e recomendações instantâneas, simplifica tarefas mecânicas, e é acessível de qualquer aparelho com internet.
O CRM em nuvem não depende de um computador específico ou setor de Tecnologia da Informação na empresa para ser operado, pois o acesso é possível através de login e senha de qualquer navegador ou aplicativo, fazendo com que a manutenção presencial não seja necessária, reduzindo custos e otimizando o tempo, visto que as atualizações da telefonia analógica, geralmente, demandam a parada do sistema temporariamente. É acessível 24 horas por dia, todos os dias, de qualquer lugar, e mesmo dependendo da conexão pela internet, os dados podem ser sincronizados offline, tudo isso com segurança e confiabilidade.
O VoIP, além de possibilitar o home office sem perdas a comunicação corporativa, garante um encaminhamento das ligações aos setores convenientes, gera menos transferências entre ramais, e consequentemente um melhor atendimento ao cliente final e otimização dos processos internos.
Essas ferramentas facilitam a tomada de decisão precisa no momento do atendimento. Os colaboradores conseguem atender melhor mais pessoas, e em menos em tempo. Para as empresas que ainda não estão prontas para migrar totalmente para a telefonia em nuvem, é possível integrá-la a telefonia analógica, e trabalhar com um sistema híbrido de telefonia.
Como a telefonia em nuvem favorece a gestão da equipe
A telefonia em nuvem também permite a integração a um sistema integrado de gestão empresarial, que auxilia no controle da equipe e colaboradores, e suas atividades. Principalmente no home office, quando as equipes estão trabalhando juntas, porém remotamente e não fisicamente, contar com um sistema integrado é o diferencial.
Controlar os dados e produção da equipe através de planilhas ou papeis é obsoleto, o gerenciamento por meio de sistemas operacionais é mais eficiente pois geram resultados e análises precisas automaticamente. A produção da equipe é potencializada, e a gestão pode focar em soluções e novas estratégias para o crescimento do negócio.
A telefonia em nuvem propicia a distribuição do serviço em âmbito nacional, visto que os colaboradores podem viajar e se estabelecer temporariamente em qualquer lugar com acesso à internet quando for necessário se aproximar fisicamente dos clientes.
O Gerenciamento de vendas é facilitado ao passo que é possível pontuar e direcionar os leads, clientes interessados nos produtos e serviços que eventualmente deixaram o contato com a empresa. Para além desse primeiro passo, é viável acompanhar as oportunidades, interações e todos os estágios da negociação com rigor.
A liderança da equipe é capaz de visualizar em tempo real quais atividades o colaborador está desempenhando, com atualizações de dados e arquivos, e o progresso das atividades em execução, e elaborar quadros colaborativos de tarefas, onde o gestor e os colaboradores possam sugerir metas individuais e coletivas, de curto, médio e longo prazo.
Acompanhar a produção de cada colaborador e de cada equipe, sugerir tarefas diárias, e contar com programas de alertas, estimula a competividade de forma saudável e construtiva. É possível analisar especificamente o andamento dos processos, e realizar mudanças e remanejamentos de acordo com as necessidades de cada setor.
Internamente, a adoção da telefonia em nuvem, coopera para a satisfação do colaborador pois oferece ferramentas ágeis e eficientes para melhor execução das atividades e processos. A comunicação entre a equipe e os superiores é otimizada, as soluções e estratégias são definidas baseadas em dados precisos, e consequentemente as diretrizes e metas estabelecidas são condizentes com a realidade operacional da empresa.
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