Como se tornar um assistente virtual
Os assistentes virtuais são alguns dos empregos mais procurados no momento, graças ao rápido crescimento dos negócios online.
Proprietários e gerentes estão percebendo que não precisam de alguém em uma determinada cidade ou na folha de pagamento para realizar as tarefas, então procuram ajuda virtual. Isso significa que você (trabalhando em casa ou onde quiser) pode ser a opção perfeita para empresas em todo o mundo.
Prestar assistência como pessoa de suporte administrativo virtual significa fazer o que as empresas precisam por meio das ferramentas on-line que usam. Em muitos casos, são tarefas que você já sabe fazer e programas que usa agora. Ser um assistente virtual não requer um grau avançado ou muita (se houver) experiência. Se isso soa bem para você, continue lendo.
Neste artigo vamos discutir:
O que é um assistente virtual?
Que trabalho oferecem?
Como se tornar um assistente virtual
7 habilidades mais requisitadas
Seus seis próximos passos
E a única plataforma que você precisa usar para começar
Vamos mergulhar direto na nossa discussão sobre como se tornar um assistente virtual.
O que é um assistente virtual?
O primeiro passo para aprender a se tornar um assistente virtual é determinar que é a posição certa para você. Ser um assistente virtual, significa que você geralmente é um autônomo que realiza tarefas administrativas, técnicas e, às vezes, de vendas ou marketing para uma empresa. A parte “virtual” significa que todas as suas atividades podem ser realizadas online, permitindo que você trabalhe de qualquer lugar com uma boa conexão de internet.
Na maioria dos casos, os assistentes virtuais fornecem suporte para líderes empresariais. Isso pode significar manter o calendário e a agenda diária de alguém, responder a e-mails, coletar informações sobre metas de vendas antes das reuniões e até mesmo pedir água e lanches para o escritório físico.
Alguns assistentes virtuais acabam fazendo um trabalho altamente técnico. Isso pode significar executar vários programas para encontrar leads e oportunidades de negócios, agendar postagens de mídia social e campanhas de e-mail, rastrear métricas de marketing ou realizar contabilidade. O que você faz e como você se especializa depende de você, mas você deve ter uma ideia dos tipos de tarefas que você se sente confortável em fazer antes de se candidatar a um cargo de assistente virtual.
Quais serviços um assistente virtual oferece?
Assistentes virtuais podem ser chamados para fazer todos os tipos de tarefas para seus clientes. Às vezes, você realizará algumas tarefas específicas apenas para um proprietário ou gerente. Em outros casos, você pode desempenhar um papel vital nas principais funções de negócios e se sentir parte da equipe. Ser um assistente virtual permite que você seja flexível e experimente muitos tipos diferentes de ambientes e, em seguida, concentre-se naqueles que você mais gosta.
Aqui estão algumas das especialidades mais comuns que a função de assistente virtual inclui:
1. Trabalho administrativo geral:tarefas administrativas, como gerenciar um calendário, classificar e-mails, atender chamadas telefônicas, marcar compromissos e outras tarefas que os assistentes locais realizam.
2. Gerenciamento de projetos:alguns assistentes virtuais executam projetos para proprietários de empresas. Isso significa que você realizará reuniões, solicitará atualizações dos membros da equipe e criará relatórios sobre o andamento de um projeto. Você também pode ter alguma responsabilidade por projetos que permanecem no prazo ou dentro do orçamento.
3. Escrituração:O apoio financeiro é vital para todos os negócios. Empresas menores e aquelas que usam assistentes virtuais geralmente precisam ajudar no processamento de pagamentos, verificando despesas, verificando a folha de pagamento e criando declarações orçamentárias regulares. Se você é bom com números e negócios, este pode ser um bom lugar para começar.
4. Faturamento e faturamento: As empresas geralmente precisam de ajuda para faturar seus clientes. Nessas funções, um assistente virtual criará as faturas usando a plataforma de software da empresa, verificará cada fatura, enviá-las e ajudará a processar os pagamentos e registrá-los quando um pagamento for concluído.
5. Pesquisa de conteúdo: Aqui você aprenderá sobre a empresa, seus produtos e seus clientes. Então, seu trabalho é gerar ideias e pesquisar tópicos atribuídos para fornecer informações relevantes.
6. Blogar e escrever:Às vezes, você também escreve o conteúdo que pesquisa. Isso geralmente ocorre na forma de postagens de blog, mas os assistentes virtuais também podem ser usados para escrever páginas da web e outros conteúdos.
7. Pesquisa de clientes: empresas em crescimento geralmente precisam entender quem são seus clientes. Nesse caso, os assistentes virtuais receberão tarefas relacionadas ao rastreamento e análise dos dados fornecidos pelas ferramentas de pesquisa de uma empresa.
8. Suporte ao cliente: Responder a perguntas frequentes, pesquisar detalhes do cliente, receber mensagens e ajudar em geral são tarefas que a maioria dos assistentes virtuais freelance executa regularmente.
9. Entrada de dados: A entrada de dados geralmente é um trabalho administrativo onde você organiza e digita informações. Às vezes, pode ser um registro geral ou digitação de informações e, em outros casos, você pode ter tarefas mais detalhadas nas quais precisa analisar as informações que está lendo.
10. Gerenciamento de pedidos de comércio eletrônico: Geralmente, uma forma especializada de suporte ao cliente, muitas empresas de comércio eletrônico usam assistentes virtuais para ajudá-los a entender os pedidos atuais, encontrar números de rastreamento para clientes e até reabastecer produtos.
11. E-mail marketing: Você pode precisar enviar e-mails para clientes ou gerenciar sequências de e-mail em programas de e-mail marketing. Às vezes, um assistente virtual escreve o e-mail ou responde a ele, especialmente se as respostas do cliente incluírem coisas como marcar uma reunião.
12. Gerenciamento de mídia social: Postar nas redes sociais, responder perguntas e garantir que uma marca tenha uma boa aparência online fazem parte do gerenciamento de mídia social.
13. Marketing de mídia social: assistentes virtuais também podem se especializar no marketing que acontece nas mídias sociais. Aqui você pode criar campanhas e definir gastos, definir alvos de anúncios ou obter relatórios de campanhas publicitárias e reunir os detalhes pertinentes para seu chefe.
14. Gerenciamento de sites: Os assistentes virtuais geralmente são encarregados de fazer atualizações básicas em sites, postar conteúdo, revisar e muito mais. Você pode precisar do WordPress ou de outras habilidades para brilhar aqui.
15. Transcrição: Uma tarefa final comum aos assistentes virtuais é ouvir reuniões ou gravações e transcrever o que foi dito. Alguns trabalhos também podem solicitar que você faça anotações e crie relatórios sobre o que foi discutido.
Quais são os serviços de assistente virtual mais procurados?
Navegando pelas listas de empregos de hoje, descobrimos que essas sete tarefas e requisitos são alguns dos serviços mais procurados para assistentes virtuais freelancers e assistentes administrativos virtuais:
Chamada fria
Cold call é quando você liga para as pessoas para tentar fazer com que elas se interessem por um produto ou serviço. O que o torna “frio” é que as pessoas para quem você liga não demonstraram interesse anteriormente. Você provavelmente já ouviu isso chamado telemarketing. Nesses trabalhos, você normalmente fará muitas ligações todos os dias, seguirá um roteiro de vendas e terá uma meta muito específica, como 'vender o produto X' ou 'concordar em assistir a uma demonstração'.
Para ter sucesso, um assistente virtual precisará ser capaz de lidar bem com a rejeição. Trabalhar em casa pode tornar isso um pouco mais fácil, no entanto.
Recebendo chamadas de clientes
Muitas empresas estão terceirizando seus telefones como tarefas administrativas. Isso significa que você receberá um discador ou número de telefone e será responsável por responder quando alguém ligar. Dependendo da empresa e da chamada, você pode fornecer informações aos clientes ou ser solicitado a procurar detalhes, como informações de pedidos, para os chamadores. Muitas vezes, você encaminhará as chamadas para a pessoa correta depois de entender a solicitação do chamador. Isso requer uma boa compreensão dos departamentos de negócios e a capacidade de pensar em seus pés.
Comunicações por e-mail
Algumas empresas mudaram de vendas por telefone para comunicações por e-mail porque está se tornando mais fácil fazer com que alguns clientes respondam a um e-mail do que atendam um telefone. As empresas on-line também podem não ter linhas telefônicas tradicionais, portanto, o e-mail também é uma maneira de oferecer atendimento ao cliente.
O trabalho de comunicação por e-mail para assistentes virtuais abrange muitos tópicos diferentes. Você pode responder às solicitações e perguntas dos clientes. Ou você pode escrever e-mails de vendas para enviar às pessoas após uma reunião ou quando elas se inscreverem em um boletim informativo ou cupom promocional em um site. Profissionalismo e compreensão do cliente podem ajudar muito.
Agendamento do cliente
Os proprietários de pequenas empresas costumam contratar pessoas que acabaram de se tornar assistentes virtuais para ajudar em algumas de suas tarefas diárias. Um dos itens mais importantes é o agendamento de reuniões, ligações e acompanhamentos com clientes. Para essas tarefas, você geralmente estará focado na agenda e terá que olhar primeiro o e-mail de uma pessoa. Você pega todas as solicitações de reunião de seus e-mails e as coloca em um calendário.
Em trabalhos avançados, talvez seja necessário participar da própria reunião para ajudar a agendar um horário para reuniões de acompanhamento. Muitas vezes, você também precisará se conectar com seu chefe para ver quem marcou uma reunião de acompanhamento ou precisa marcar uma. Em seguida, você será responsável por entrar em contato via e-mail ou telefone e tentar agendar o horário desse cliente.
Gerenciamento e manutenção de arquivos
Muitas empresas precisam de pessoas organizadas para gerenciar seus documentos e arquivos para que todos na empresa possam encontrá-los. Os assistentes virtuais são uma tremenda ajuda aqui porque suas tarefas serão examinar rapidamente os documentos e classificá-los nos locais corretos. Você também pode precisar renomear os arquivos para que eles se ajustem a um estilo consistente. A manutenção de arquivos significa procurar em pastas ou unidades compartilhadas, como OneDrive ou Google Drive, para garantir que todos os arquivos estejam no lugar certo e nomeados da maneira correta.
A atenção aos detalhes e a capacidade de seguir as instruções de perto são uma ajuda imensa para essas tarefas.
Marketing de mídia social
Quase toda empresa precisa estar presente nas mídias sociais , mas nem todo líder empresarial tem tempo para criar isso. Então, eles vão contratá-lo para criar e postar conteúdo em canais de mídia social como Facebook e Instagram. Essas postagens precisam parecer e parecer com a empresa, ao mesmo tempo em que são apropriadas. Cada empresa terá requisitos de estilo únicos, portanto, preste muita atenção.
Além de postar para marketing orgânico, você também precisará criar postagens e anúncios de mídia social e usar as plataformas de anúncios nesses serviços para postar. Você trabalhará não apenas com conteúdo, mas também com orçamentos e métricas, portanto, um bom senso de negócios e a capacidade de pensar estrategicamente podem ajudá-lo a encontrar a combinação perfeita de conteúdo para aproveitar ao máximo o orçamento de seu cliente.
Geração de leads no LinkedIn
Este talvez seja o mais especializado da nossa lista, mas está em alta demanda por empresas cujos clientes são outros negócios. Muitos provedores de serviços usam o LinkedIn para identificar potenciais clientes-alvo com base na localização, setor, tamanho da empresa e muito mais. Para esses trabalhos, o assistente virtual usará software e pesquisas para encontrar pessoas no LinkedIn, criar listas de possíveis alvos e enviar mensagens introdutórias para eles assim que seu cliente aprovar a lista. Ter um forte senso de negócios e saber conversar com líderes empresariais é uma vantagem para essa habilidade.
Como se tornar um assistente virtual sem experiência
Ser um assistente virtual pode parecer muito trabalhoso, mas na verdade existem apenas algumas etapas para começar e encontrar o primeiro cliente. Você precisará saber sobre as tarefas a serem executadas e como fazê-las, configurar suas próprias informações comerciais e começar a se candidatar a empregos. Vai ser rápido e muitos freelancers descobrem que não é tão difícil quanto pensavam inicialmente.
1. Faça cursos de treinamento
Você tem que se preparar para trabalhar como assistente virtual e administrar seu negócio online. O melhor lugar para começar é encontrar algum treinamento online focado em assistências virtuais. Existem muitos cursos gratuitos e pagos e ferramentas de habilidades disponíveis para você agora. Quando você encontrar algum de que goste, procure avaliações ou pergunte a outros assistentes virtuais o que pode ajudar. Considere ingressar no LinkedIn ou em outros grupos de rede para perguntar às pessoas que trabalham como assistentes administrativos virtuais sobre os cursos que fizeram.
Aprender com especialistas é uma maneira fantástica de desenvolver as habilidades certas e entender o que será esperado de você quando conseguir seu primeiro emprego.
2. Determine o trabalho que você gosta e pode fazer
Depois de fazer uma ou duas aulas e ler muitos blogs como este, é hora de descobrir quais tarefas de assistência virtual você gosta de fazer e é bom em fazer. Estes são um ótimo lugar para começar em termos de quais serviços você oferece aos clientes.
Crie sua lista de tarefas que você fará e veja como elas estão relacionadas. Se há coisas que você não pode fazer, anote isso também. Isso o ajudará a evitar um projeto em que você terá menos probabilidade de ter sucesso.
Quando você está começando, você estará trabalhando em muitas coisas ao mesmo tempo. Isso incluirá seus negócios e trabalho on-line , bem como o que você faz para os clientes. Aderir ao que você é bom inicialmente irá ajudá-lo a ter um bom desempenho.
3. Calcule os preços a serem cobrados
Preços e taxas variam muito no mundo dos assistentes administrativos virtuais e assistentes virtuais. Quanto você ganha vai mudar com base nas tarefas que você faz e no tamanho de seus clientes. O melhor lugar para começar é olhar para o que os outros estão sendo pagos.
Visite as páginas que destacam os principais assistentes virtuais freelances ou que mostram trabalhos de assistente virtual onde você pode encontrar clientes on-line e ver o que os outros estão cobrando. Precifique seus serviços de acordo com o que você vê no mercado, para que os clientes estejam dispostos a lhe dar uma chance e você evite pedir uma taxa muito baixa para manter sua empresa à tona.
Lembre-se de que seus preços devem ser altos o suficiente para ajudá-lo a cobrir suas despesas comerciais e despesas gerais, além de outras coisas, como assistência médica, se necessário. Ser freelancer significa não ter férias ou benefícios pagos, a menos que você ganhe dinheiro suficiente para cobrir esses custos.
4. Crie uma presença online
Após aprender sobre suas preferências e preços, você precisa compartilhá-los com o mundo. O melhor lugar para começar é criar um portfólio ou currículo online para mostrar o que você fez no passado, habilidades de trabalho relevantes e quaisquer certificações que você obteve em seus cursos de treinamento. Ter um site e presença nas mídias sociais pode tornar muito mais fácil para as pessoas começarem a encontrar você.
Existem muitas opções gratuitas para criar um site e seu trabalho social deve incluir LinkedIn, Instagram, Facebook e até mesmo o Tiktok. Também existem plataformas que fornecem um portfólio padrão e facilitam para os clientes julgá-lo e ver o que você pode fazer.
5. Comece a se candidatar a empregos
Agora você tem que começar a procurar esses clientes! A primeira coisa a fazer é procurar em quadros de empregos para empresas em necessidade. Alguns serviços como o Upwork ajudam as pessoas a contratar assistentes virtuais freelance imediatamente. Em outros casos, você pode ver que uma empresa quer contratar um assistente. Em vez de se candidatar a uma vaga permanente, você pode enviar um e-mail ao departamento de RH ou ao gerente de contratação e apresentar seus serviços como assistente virtual. Isso permitiria que você trabalhasse em casa e controlasse mais do seu dia de freelancer, mas ainda oferecesse a esse cliente os serviços de que ele precisa.
Lembre-se de sempre permanecer profissional e ser receptivo. As pessoas querem que você se comunique de forma rápida e clara, por isso esperam uma resposta rápida a qualquer telefonema ou e-mail que enviarem.
6. Aprenda sobre você e seus clientes
A última coisa a fazer é pegar todas essas informações e tratá-las como uma experiência de aprendizado. Ao começar a trabalhar, você descobrirá que existem pessoas, empresas, indústrias, tipos de negócios e tarefas que você gosta e outras que não. Use isso para ajudá-lo a se especializar e apresentar seus serviços. Você estará pronto para fornecer o seu melhor trabalho em ambientes que você gosta e isso levará a avaliações positivas quando você concluir suas tarefas.
Este é o seu negócio, então concentre-se no que é importante para você e você terá a melhor chance de sucesso.
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